PEC - Posta Elettronica Certificata: come funziona | Beesy

February 18, 2019
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Spesso la PEC genera numerosi dubbi per i liberi professionisti che si avvicinano a questo strumento per la prima volta. Vediamo come funziona, perché è così importante e tutti i suoi vantaggi.

Come funziona e perché è importante la PEC - Posta Elettronica Certificata
Come scegliere un provider PEC?
Schema di funzionamento di una piattaforma PEC
PEC e fatturazione elettronica
Vantaggi della Posta Elettronica Certificata

Come funziona e perché è importante la PEC - Posta Elettronica Certificata

La PEC - Posta Elettronica Certificata è un formato di email per la quale possono essere provati sia l'invio che l'avvenuta consegna.

Grazie ai protocolli sicuri sui quali si fonda il sistema PEC, tutti i messaggi di posta certificata - scambiati tra indirizzi PEC - hanno valore legale, come sancito dal DPR n.68 dell'11 Febbraio 2005.
In particolare, in Italia i messaggi PEC possono sostituire a tutti gli effetti i documenti cartacei inviati a mezzo Raccomandata con ricevuta di ritorno.

La AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) vigila sul sistema PEC, al fine di garantirne l'integrità. Spetta al soggetto pubblico AgID il compito di certificare e controllare i provider che forniscono il servizio PEC.
I gestori autorizzati permettono ai singoli soggetti di acquistare - o di utilizzare gratuitamente, se previsto dai loro piani commerciali - una casella PEC. Un indirizzo di posta elettronica certificata collegato ad un account - al netto della validità legale - ha principi di funzionamento molto simili a quelli di una comune e-mail.

Con l'entrata in vigore del Decreto Fiscale unito alla Legge di Bilancio 2019, la PEC ha assunto un importante ruolo anche nella gestione della fatturazione elettronica tra imprese. L'indirizzo di posta elettronica certificata, infatti, è un'alternativa al codice destinatario e permette di ricevere fatture elettroniche inviate da qualsiasi mittente.

Schema di funzionamento di una piattaforma PEC

Al pari di un account e-mail, anche l'accesso ad una piattaforma PEC è garantito da credenziali sicure, solitamente username e password fornite al momento della registrazione.

Una volta effettuato il login, l'utente può leggere e gestire le PEC in entrata o inviare un nuovo messaggio. Le fasi di invio di una mail e di un messaggio di posta certificata coincidono. Un nuovo messaggio PEC può contenere testo formattato in HTML, immagini e link.
A ciascun messaggio, inoltre, possono essere allegati documenti o immagini, in diversi formati.
L'unica differenza con una normale e-mail sta nel possibile destinatario: una PEC può anche essere spedita ad un indirizzo non certificato ma, per avere valenza legale, deve necessariamente essere inviata ad un'altra PEC.

Una volta inoltrato un messaggio PEC, se l'invio è andato a buon fine, il mittente riceve una prima notifica di ACCETTAZIONE. Il messaggio indica che il sistema del destinatario ha accettato la mail certificata ma è una seconda notifica, quella di CONSEGNA, a garantire la ricezione, l'integrità e la validità legale di una PEC.

Il mittente dovrebbe conservare le ricevute relative all'invio di ciascun messaggio.
In ogni caso - in osservanza alla normativa - i provider tengono memoria delle ricevute per i 30 mesi successivi all'invio.

Come scegliere un provider PEC?

La posta elettronica è uno strumento indispensabile ma anche molto conveniente, sia per i liberi professionisti che per la piccola impresa. Tutte le aziende che offrono il servizio PEC in Italia sono sotto il controllo dell'AgID e quindi affidabili.

Naturalmente, non tutti i provider sono uguali e la scelta di un servizio dipende da diversi fattori, tra cui il costo.

I migliori provider PEC offrono il servizio in abbonamento annuale e nella maggior parte dei casi, l'utilizzo in abbonamento di una piattaforma PEC ha costi contenuti.

Le aziende che prevedono di inviare e ricevere numerosi messaggi di posta elettronica certificata devono considerare come variabile decisionale anche la dimensione della casella PEC fornita.
Le attuali piattaforme di posta elettronica certificata vanno da un minimo di 1 GB, a piani che offrono la possibilità di utilizzare diversi GB di spazio, dedicato all'archiviazione su server cloud sicuro.
Di solito, gli utenti non sono vincolati ad utilizzare la propria PEC esclusivamente loggandosi alla piattaforma del provider. Dopo un'opportuna configurazione dei software, anche la PEC può essere gestita attraverso mail client come Microsoft Outlook o Mail di Apple.

Vantaggi della Posta Elettronica Certificata

Sfruttando i canali comunicativi sicuri del Web, la posta elettronica certificata permette a freelance, professionisti ed imprese di inviare istantaneamente messaggi con validità legale.

I vantaggi, in termini di tempo e costi sono evidenti. La PEC - Posta Elettronica Certificata rappresenta un salto epocale anche dal punto di vista dell'archiviazione e della conservazione dei documenti importanti.

Un archivio digitale sicuro ospita sia i messaggi certificati inviati che le ricevute relative ad essi, assieme alle PEC in arrivo, mantenendo la validità legale per l'intero contenuto. A ciascun messaggio di posta elettronica certificata sono associati, inoltre, una data e un'ora certa di invio.
A differenza della raccomandata A/R che va inviata fisicamente dall'ufficio postale, tenendo conto degli orari di apertura, la PEC permette ad aziende, studi legali, commercialisti, professionisti ma anche alla pubblica amministrazione, di mandare messaggi per i quali si prevede una deadline di invio.

Ecco un elenco riassuntivo dei principali vantaggi dell'utilizzo della PEC:

- Semplicità e velocità di invio e ricezione dei messaggi
- Validità legale di ogni messaggio PEC inviato o ricevuto
- Notifiche di accettazione e consegna
- Sistema sicuro di archiviazione
- Garanzia di integrità dei messaggi
- Possibilità di invio da qualsiasi posizione e dispositivo, anche da tablet e smartphone
- Maggiore convenienza rispetto all'invio di raccomandate
- Possibilità di utilizzare l'indirizzo PEC per ricevere fatture elettroniche

PEC e fatturazione elettronica

Riconosciuta come canale sicuro per l'inoltro di fatture elettroniche, la PEC - Posta Elettronica Certificata può essere una valida soluzione alternativa al codice destinatario, per liberi professionisti e imprese che hanno necessità di ricevere una fattura da un fornitore.

L'attività di fatturazione elettronica, in linea con la normativa del 2019, risulta però più efficiente e sicura se si sceglie di inviare e ricevere fatture mediante un sistema professionale.

Una piattaforma integrata come Beesy, progettata sulle reali esigenze dei liberi professionisti e della piccola impresa, può diventare un eccezionale strumento di semplificazione a servizio del business. La gestione integrata delle fatture, della contabilità, dei pagamenti e dell'online banking - sempre al fianco di esperti pronti a fornire la propria consulenza - è una soluzione ottimale per ridurre i costi e ottenere la massima efficienza gestionale della sfera fiscale e degli aspetti economici fondamentali.

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