PEC obbligatoria: chi sono i soggetti interessati

March 18, 2019
Beesy
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Che cos'è la PEC? Devo averla obbligatoriamente? In questo articolo risolviamo tutti i dubbi sulla Posta Elettronica Certificata.

PEC obbligatoria: chi sono i soggetti interessati
Obbligo della PEC per ditte individuali e Pubblica Amministrazione
I professionisti e le imprese: cosa dice la normativa
Chi è esente dall'obbligo di PEC

PEC obbligatoria: chi sono i soggetti interessati

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è il sistema di trasmissione nato per inviare comunicazioni che non possono essere manipolate - e quindi sono sicure - e hanno lo stesso valore della raccomandata con avviso di ricevimento.

Le regole che disciplinano la PEC sono state emanate dal Decreto n. 68 dell'11 febbraio 2005 che prevede sia l'ordinamento per l'utilizzo che le linee guida riguardanti la vigilanza sui gestori.

Oltre alla sicurezza, la Posta Elettronica Certificata ha come obiettivo la velocità della comunicazione e il risparmio dovuto alla dematerializzazione dei documenti.

Il suo utilizzo prevede che il mittente e il ricevente abbiano una casella di Posta Elettronica Certificata presso un gestore autorizzato: può essere utile sapere che presso l'Agenzia per l'Italia Digitale (AGID) è disponibile l'elenco dei gestori.

Le caratteristiche che rendono la Posta Elettronica Certificata un servizio importante sono note, ma spesso non è chiaro quali siano i soggetti che hanno l'obbligo di possedere un indirizzo di PEC. A questo proposito la Legge 221/2012 ci aiuta a fare chiarezza, infatti stabilisce la PEC obbligatoria per:

  • professionisti
  • società
  • ditte individuali
  • Pubbliche Amministrazioni

I professionisti e le imprese: cosa dice la normativa

L'elenco qui sopra indica la PEC obbligatoria per i professionisti. Infatti devono essere in possesso di casella di Posta Elettronica Certificata i lavoratori autonomi iscritti agli Albi e coloro che sono inseriti negli elenchi istituiti con leggi statali.

Entrambe le categorie di professionisti hanno l'obbligo di comunicare all'Ordine o al Collegio l'indirizzo di Posta Elettronica Certificata: per questi soggetti la disposizione di legge è in vigore dal 2009.

La conversione del decreto Legge 179/2012 nella Legge 221 ha istituito l'obbligo anche per le aziende pubbliche e per quelle private.

Per quanto riguarda le imprese che sono state costituite in forma societaria, la comunicazione della propria PEC doveva essere inviata al Registro delle Imprese entro il 29 novembre 2011, termine che è stato successivamente prorogato di alcuni mesi. L'obbligo di possedere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata è stato poi esteso ai titolari di impresa e alle ditte individuali, a quelle artigiane e alle nuove Partite IVA iscritte al Registro delle Imprese.

Tra le società che hanno l'obbligo di comunicare l'indirizzo di PEC ci sono:

  • le società di capitali e persone
  • le cooperative
  • le società in stato di liquidazione
  • le società estere che hanno sedi anche in Italia
  • le società semplici

Obbligo della PEC per ditte individuali e Pubblica Amministrazione

Vediamo adesso cosa comporta la PEC obbligatoria per ditte individuali e tutte le altre categorie di partita iva di nuova iscrizione come liberi professionisti e società.

Molto semplicemente bisogna depositare il proprio indirizzo PEC nel momento in cui si presentano la domanda di prima iscrizione al Registro delle Imprese o all'Albo delle ditte artigiane.

Questo obbligo è in vigore da anni ma non tutte le imprese si sono attenute alle disposizioni: chi non è in regola non subisce la sanzione prevista dall'art. 2630 c.c. ma viene penalizzato perché la domanda rimane sospesa per 45 giorni, in attesa che sia integrato l'indirizzo PEC.

L'obbligo interessa da tempo anche le Pubbliche Amministrazioni, cioè tutti gli Enti che partecipano all'amministrazione dello Stato, tra cui gli istituti e le scuole di vario ordine e grado, le Amministrazioni Statali, le Camere di commercio e le associazioni, le Comunità Montane, i Comuni, le Regioni e le Province.

Il comma 8 dell'art. 16 Decreto Legge 185/2008 sancisce che le Amministrazioni Pubbliche devono istituire una PEC per "ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro Nazionale" che pubblica gli indirizzi digitali in un elenco consultabile telematicamente.

Gli indirizzi di PEC che le Imprese e i professionisti trasmettono, rispettivamente al Registro delle Imprese e agli Ordini, sono conservati nel registro INI-PEC.

L'INI-PEC è l'Indice Nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata, istituita dal Ministero dello Sviluppo Economico, che viene consultato per avviare uno scambio di documenti tra Pubblica Amministrazione, Imprese e Professionisti.

È opportuno ricordare anche un aspetto inerente la fatturazione elettronica che può essere ricevuta dalla Pubblica Amministrazione in tre modalità, tra cui quella di Posta Elettronica Certificata.

Chi è esente dall'obbligo di PEC

I privati non hanno l'obbligo di utilizzare un indirizzo di PEC ma possono comunque richiederlo per inviare le comunicazioni all'Agenzia delle Entrate e a quelle imprese che hanno un indirizzo di Posta Elettronica Certificata.

Il risparmio di tempo e denaro è notevole ma soprattutto bisogna considerare il valore legale dell'invio, oltre al fatto che la ricevuta può essere resa opponibile ai terzi.

Va ricordato, inoltre, che i soggetti coinvolti sono il mittente, il ricevente, il gestore della PEC di chi invia e il gestore della PEC del ricevente (i due provider, infatti, possono essere diversi).

Il privato, possessore di Partita IVA, non è obbligato ad utilizzare la PEC ma per quanto riguarda l'obbligo della fatturazione elettronica scattato il 1° gennaio 2019, se non ha un codice destinatario per la ricezione fattura elettronica deve utilizzare un indirizzo PEC.

In questo caso sarà tenuto a digitare l'indirizzo alla voce "PEC destinatario" e, al termine della procedura, potrà ricevere la fattura allegata ad un messaggio di posta certificata.

I costi della PEC sono molto contenuti: per comprendere l'economicità di tale scelta basta pensare che l'abbonamento annuale è molto vicino al costo di due raccomandate A/R e quindi può essere una scelta vantaggiosa.

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