Fattura elettronica per professionisti e freelance

Nata per facilitare la gestione del proprio business, spesso comporta dei costi e porta dei dubbi su chi è escluso. Vediamo come prepararsi al meglio:

La fattura elettronica: come impatta su professionisti e freelance
Commercialista o soluzione completa di gestione finanziaria?
L'importanza della fatturazione elettronica per forfettari e minimi

La fattura elettronica: come impatta su professionisti e freelance

La fatturazione elettronica è nata con l’obiettivo di aumentare la competitività delle imprese e contrastare l’evasione al fine di disporre di maggiori risorse per il Paese. Si tratta di un processo che va dalla generazione della fattura alla sua conservazione e che dal 1° gennaio del 2019 diventa obbligatorio per quasi tutti i contribuenti.

Dall'obbligo sono esclusi coloro che rientrano nel regime forfettario (legge 190/2014) o nel regime di vantaggio (legge 111/2011) per i quali la norma prevede la fatturazione elettronica solo nei confronti della Pubblica Amministrazione.

La normativa impatta su molteplici figure non rispetto alla professione che si svolge ma in accordo al regime fiscale a cui i soggetti hanno aderito. Quindi professionisti come:

- architetti
- ingegneri
- avvocati
- medici

e freelancer creativi come:

- fotografi
- designer
- scenografi
- grafici
- sviluppatori

hanno l'obbligo della fatturazione elettronica solo se hanno aderito al regime ordinario, in caso contrario sono considerati soggetti esclusi e possono continuare ad utilizzare le fatture cartacee.

Questo argomento merita un piccolo approfondimento per ricordare che il regime forfettario si basa su coefficienti di reddito e soglie di ricavo a seconda dell’attività e del codice Ateco.
Il regime dei minimi rimane per chi non ha superato i 35 anni di età e per chi non ha ancora esaurito i 5 anni concessi.
Il regime fiscale ordinario, invece, comprende 5 aliquote Irpef, consente di dedurre i costi relativi alla professione e comporta obblighi burocratici.

L'importanza della fatturazione elettronica per forfettari e minimi

Per i soggetti esonerati, dunque, non sussiste l’obbligo di fatturazione elettronica ma questi possono comunque adottare la modalità telematica. Si tratta di una possibilità che porta diversi vantaggi tra cui l’esenzione dallo spesometro, il rimborso IVA entro 3 mesi dall’invio della dichiarazione e un periodo di accertamento che passa dai 5 anni della fattura cartacea ai 4 di quella elettronica.

Chiarito che anche chi aderisce al regime di vantaggio e al forfettario può scegliere la fatturazione elettronica cerchiamo di capire cosa succede se il contribuente non fornisce all'emittente un indirizzo di posta PEC e il Codice Destinatario.

Per inviare la fattura ad un destinatario che non ha un canale di ricevimento, l'emittente deve digitare un codice convenzionale formato da sette zeri “0000000” e lasciare in bianco il campo destinato alla PEC. Se la fattura è considerata valida dal Sdi, all'emittente arriva una comunicazione di mancato recapito non essendo presente l'indirizzo.

La fattura sarà disponibile nell'area riservata, individuata attraverso la Partita IVA e il cedente dovrà darne comunicazione al destinatario. In questo caso le fatture emesse dai fornitori avranno una conservazione analogica.

Se invece il freelance, in regime di vantaggio o forfettario, comunica la PEC e il codice destinatario, dovrà provvedere alla conservazione digitale delle fatture d'acquisto.

Anche il professionista che lavora con la Pubblica Amministrazione è tenuto alla fatturazione digitale: a fronte di questo obbligo troverà sicuramente più comodo gestire entrambi i cicli (attivo e passivo) anche se esonerato. Questo adeguamento spontaneo permette di avere una gestione del ciclo passivo strutturata, di ottenere automaticamente le informazioni digitali nel sistema contabile e di avere l'integrazione con gli altri documenti del ciclo dell’ordine.

Infine la fatturazione elettronica potrebbe rivelarsi necessaria con quei clienti che desiderando uniformare il flusso delle fatture passive e hanno necessità di una e-fattura.

Commercialista o soluzione completa di gestione finanziaria?

Per la fattura elettronica professionisti e freelance si chiedono come gestire al meglio un processo che esige l'integrazione di strumenti digitali che comprendono la firma elettronica e i canali di trasmissione.

Oltre ai benefici di natura fiscale se ne hanno altri come il risparmio su ogni documento e quello sulla manodopera: non sarà più necessario impegnare risorse per stampare e imbustare le fatture e nemmeno controllare che il cliente le abbia ricevute. Non solo: con la dematerializzazione non servirà più avere un archivio cartaceo.

I costi da affrontare per le nuove procedure, però, sono diversi a seconda che si scelga di essere seguiti da un commercialista, di fare da soli attraverso il Sid o di avvalersi di un servizio completo come Beesy.

Nel primo caso bisogna tenere presente che il professionista abilitato ha il diritto di ottenere una parcella che si basa sull’impegno richiesto dall’incarico e sul tipo di responsabilità che si assume nei confronti dei liberi professionisti che hanno conferito la delega. A questo costo si dovranno aggiungere quelli legati alla tipologia di software, al numero della fatture e ai servizi svolti. Come è facilmente intuibile si tratta di spese che possono variare sensibilmente ma c’è anche un limite che riguarda la visibilità delle fatture: queste, infatti, saranno viste solo dal commercialista delegato che potrà utilizzare i servizi dell’Agenzia delle Entrate e consultare il cassetto fiscale.

Il servizio dell’Agenzia delle Entrate è gratuito ma il contribuente che intende fare da solo per dematerializzare e digitalizzare incontra delle limitazioni come l’impossibilità di conservare i documenti collegati alla fattura come i contratti e gli ordini. Inoltre, la conservazione non è illimitata. C'è poi un altro aspetto da valutare: in caso di contenzioso le prove della correttezza del contribuente sono conservate dall’Agenzia che, nell’accordo di servizio, comunica la sua non responsabilità in caso di danni, perdite di dati e ritardi durante l’esecuzione. Non solo non è possibile digitalizzare tutto il processo e quelli collegati ma non sono presenti altri servizi.

Beesy, invece, è una soluzione funzionale e di immediato utilizzo che dispone di tutti i servizi necessari al libero professionista e assicura la gestione dell'intero processo oltre che l’integrazione con i software di contabilità.

Il contribuente potrà creare e inviare le fatture elettroniche compilandole come ha sempre fatto: sarà Beesy che provvederà ad inviarle in formato elettronico. Il servizio include anche la firma digitale e la conservazione finalizzata ad una gestione intuitiva.

Inoltre per i primi utenti è gratis!

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