Fattura elettronica: cosa serve

Il 2019 inizia con una importante novità, l'introduzione della fatturazione elettronica. Per aiutarvi a farvi trovare pronti ecco alcuni consigli:

Fattura elettronica cosa serve
Codice destinatario: che cos'è e come si ottiene
Come fare: le fasi della fatturazione
Semplifica la tua attività freelance con Beesy
Intermediari per la fattura digitale: servizi utili ai liberi professionisti

Fattura elettronica cosa serve

A partire dal primo gennaio 2019, diventa obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati.

In vista della deadline, è bene capire come adeguarsi alla nuova procedura, poiché da quella data in poi per tutti i liberi professionisti con partita Iva, esclusi coloro cui si applica il regime forfettario e chi opera in regime di vantaggio, si imporrà l'Xml (Extensible markup language) come nuovo formato in cui produrre, trasmettere, conservare (almeno per 10 anni secondo la normativa) e archiviare le fatture digitali.

L'invio avverrà tramite Sdi, il Sistema di interscambio nazionale, già in uso per la fatturazione della pubblica amministrazione. Si tratta di una piccola grande rivoluzione digitale, che apporta numerose novità all'ambito delle attività freelance, oltre che delle piccole imprese.

Al contempo, l'adeguamento alla procedura elettronica comporterà notevoli vantaggi, dalla totale integrazione automatizzata dei processi alla riduzione di tempo, costi e materiale di archiviazione, fino alla semplificazione delle verifiche fiscali.

Come fare: le fasi della fatturazione

Il passaggio essenziale per procedere alla fatturazione elettronica è l'assegnazione di un codice destinatario da parte dell'agenzia delle entrate. In alternativa, si può demandare a un servizio in outsourcing la gestione delle proprie fatture in ingresso e in uscita.
Ecco un breve specchietto delle fasi previste per la creazione di una fattura elettronica:

- Si comincia dalla generazione del documento in formato xml, per un massimo di 5 mb
- La piena validità legale della fattura elettronica è garantita dalla firma digitale, rilasciata da certificatori accreditati dall'Agid o dalla Camera di commercio tramite la Carta nazionale dei servizi.
- I file devono includere, in aggiunta alla firma digitale, un riferimento temporale, nonché il codice riferibile in maniera inequivocabile al soggetto ricevente oppure il suo indirizzo pec.
- L'obbligo di conservazione delle fatture digitali è fissato a 10 anni.

Codice destinatario: che cos'è e come si ottiene

Si tratta di un codice identificativo di 7 cifre che individua in maniera univoca il soggetto destinatario di una fattura elettronica. Esso è indispensabile per ricevere fatture elettroniche sul sistema di fatturazione individuato come soluzione di ricezione delle proprie fatture. Tale codice può essere richiesto solo dai titolari di un canale di trasmissione accreditato presso Sdi.

Chi riceve fatture elettroniche su pec, la posta elettronica certificata, invece, usa un codice standard coincidente con sette zeri (0000000), da inserire nel campo apposito al momento della compilazione della fattura. Il medesimo codice convenzionale attribuito al ricevente vale per fatture B2C (indirizzate cioè a consumatori finali o soggetti che si avvalgono di regime forfettario o di vantaggio).

Se il destinatario risiede all'estero, qual è il suo codice? Il codice standard per l'invio dell'opportuna copia di cortesia è in questo caso XXXXXXX.

Intermediari per la fattura digitale: servizi utili ai liberi professionisti

Chi non voglia occuparsi direttamente delle procedure online connesse alla gestione delle proprie fatture elettroniche sui canali digitali dell'agenzia delle entrate può affidarsi a un soggetto intermediario, che solitamente coincide con un commercialista o una software house. In questo caso, il commercialista o la piattaforma cui si fa riferimento per la soluzione di fatturazione elettronica forniscono anche il codice unico. Nel momento in cui si cambia il provider, bisognerà procedere a registrare il nuovo codice identificativo ricevuto.

I requisiti che un software di emissione/ricezione e gestione delle fatture digitali deve possedere per rappresentare una soluzione davvero completa e affidabile, in grado di sostituirsi alla gestione diretta della propria fatturazione (tramite assegnazione di un codice univoco da parte di Sdi o tramite pec) o al servizio prestato dal commercialista, sono i seguenti:

- deve consentire la firma digitale
- deve provvedere alla conservazione per 10 anni delle fatture emesse
- deve fornire un codice destinatario

Per la ricezione delle fatture elettroniche sul servizio selezionato, occorre registrarlo come indirizzo telematico su cui ricevere le fatture.

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