Come funziona e a chi si applica la fatturazione elettronica?

Nov 19, 2018
Giorgio
Migliora il tuo business

Dal 1° gennaio 2019 entra in vigore la fatturazione elettronica, cerchiamo di capire al meglio come funziona, quali categorie si dovranno adeguare e come. Ecco alcuni consigli per gestirla al meglio:

Fatturazione elettronica: cos'è, come funziona e chi è obbligato a emetterla
Come funziona la fatturazione elettronica
Cos'è la fatturazione elettronica?
A chi si applica la fatturazione elettronica
Le differenze di una fattura elettronica verso PA, B2B e B2C

Fatturazione elettronica: cos'è, come funziona e chi è obbligato a emetterla

A partire dal 1° gennaio 2019, scatta l'obbligo di emissione di fatture elettroniche per i titolari di partita IVA.

Si tratta di un cambiamento tutt'altro che trascurabile, in quanto rivoluzionerà il modo in cui si compilano, trasmettono e conservano le fatture e permetterà di dire addio per sempre al supporto cartaceo.

Grazie all'adozione di una piattaforma informatica gestita dall'Agenzia delle Entrate, il Sistema di Interscambio (SdI), si assisterà alla definizione di un percorso unico e standardizzato per la fatturazione, allo scopo di semplificare gli adempimenti fiscali e ridurre l'evasione.

Ma cosa comporta, nel concreto, la sostituzione della fatturazione ordinaria in favore di quella elettronica? Come si genera una fattura elettronica e chi sono i soggetti interessati? Cerchiamo di fare chiarezza sul tema.

Cos'è la fatturazione elettronica?

La fattura elettronica (o e-fattura) non è altro che una fattura tradizionale, ma "riscritta" in formato digitale.

Si tratta, più precisamente, di un file compilato in formato XML, firmato digitalmente a garanzia dell'integrità e dell'autenticità del contenuto.
Una volta redatto e autenticato, il documento deve essere inviato per via telematica al Sistema di Interscambio (SdI), che ha il ruolo di snodo tra le parti interessate: dopo aver verificato che il file ricevuto rispetti i requisiti tecnici di base, la piattaforma inoltrerà la fattura elettronica al destinatario; questo, al pari dell'emittente, sarà tenuto a conservarla secondo le tempistiche e le modalità previste dalla presente normativa.

In base a quanto regolamentato dalla Legge di Bilancio 2018, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria sia nelle relazioni commerciali tra soggetti con partita IVA sia verso i consumatori finali.

Come funziona la fatturazione elettronica

Nel caso delle e-fatture, l'iter di fatturazione si compone di diversi step:

1. Compilazione della fattura elettronica: La procedura per fatturare resta quella di sempre. Tuttavia, trattandosi di un documento destinato a "viaggiare" esclusivamente online, la fattura elettronica deve essere necessariamente redatta da un PC (oppure uno smartphone o un tablet) e per mezzo di un software che ne consenta la compilazione nel formato XML previsto.

2. Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d'Interscambio: Affinché acquisti valore legale, la fattura deve essere firmata digitalmente dal soggetto emittente. Una volta apposta la firma elettronica qualificata, il documento può essere inviato al Sistema di Interscambio, singolarmente oppure a lotti di fatture (a patto che soggetto emittente e destinatario restino invariati).

3. Ricezione e registrazione della fattura: Il Sistema di Interscambio, dopo aver verificato la completezza dei dati obbligatori ai fini fiscali e l'indirizzo telematico del cliente, provvede a recapitare la fattura al destinatario. I canali che possono essere impiegati per ricevere le fatture elettroniche sono sostanzialmente tre, ossia via PEC, attraverso un canale telematico (FTP o Web Service) o per mezzo dei servizi messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate (un software scaricabile su PC, la procedura web "Fatture e corrispettivi" o l'app "FatturAE" per tablet e smartphone).

4. Conservazione della fattura elettronica: La normativa prevede l'archiviazione elettronica delle fatture e l'obbligo di conservazione per almeno 10 anni, sia da parte di chi le emette che da chi le riceve. Non basta salvare sul PC il file della fattura: per essere a norma, il documento deve essere indicizzato e conservato in lotti, chiusi con marca temporale e firmati digitalmente dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva.

Le differenze di una fattura elettronica verso PA, B2B e B2C

Nella compilazione della fattura elettronica, occorre prestare attenzione al tipo di destinatario.
Per sapere a chi recapitare la fattura, il Sistema di Interscambio utilizza criteri diversi, a seconda degli attori coinvolti. In particolare:

- Pubblica Amministrazione (PA): ogni ufficio è identificato da un codice univoco di 6 caratteri, che va necessariamente riportato sul documento;

- Soggetti Iva (B2B): la fattura deve contenere l'indirizzo PEC del cliente o, in alternativa, il Codice Destinatario SdI (composto da 7 caratteri), nel caso in cui l'utente possieda già un canale accreditato presso il sistema di Interscambio;

- Consumatori (B2C): I consumatori finali vengono semplicemente identificati con il Codice Destinatario "0000000" (7 volte zero). Il fornitore è tenuto a fornire al cliente una copia cartacea della fattura.

Il metodo più semplice per non sbagliare è ricorrere a un software gestionale o a una piattaforma di servizi contabili, come Beesy.

Il portale nasce infatti per semplificare la vita a imprenditori e liberi professionisti, che potranno creare le proprie fatture come di consueto: ci penserà Beesy a digitalizzarle, inviarle e conservarle in formato elettronico, oltre ad offrire una gestione funzionale dei clienti, siano essi imprese, privati o Pubblica Amministrazione.

A chi si applica la fatturazione elettronica

L'obbligo di emissione di fatture elettroniche interesserà tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi che, a partire dal 1° gennaio 2019, verranno effettuate tra privati residenti, stabiliti e identificati nel territorio dello Stato, comprese quelle verso i consumatori finali.

Il provvedimento coinvolgerà quindi moltissimi liberi professionisti, freelancer e piccole imprese, fatta eccezione per coloro che applicano il "regime forfettario". Ad essere esentate da tale adempimento sono anche tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.

Attenzione, però: se alcuni soggetti IVA sono esonerati dall'emissione di fatture elettroniche, tutti sono comunque obbligati a riceverle e, pertanto, ad attrezzarsi di conseguenza.

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